Projektadministrator til Fællessekretariatet ved Institut for Materialer og Produktion og Institut for Matematiske Fag

Vil du være rådgiver og administrativ partner for forskere, som arbejder med fremtidens teknologi i et internationalt forskningsmiljø?

Trives du med at have overblik og samtidig styr på detaljerne, på deadlines, budgetter, regnskaber osv.?

Drømmer du om en varieret hverdag, hvor der er fokus på muligheder frem for begrænsninger?

Er du udadvendt, systematisk, proaktiv, analytisk, god til at prioritere og har stærke kompetencer indenfor projektledelse og/eller økonomistyring?

Så har vi jobbet til dig.

Stillingen som projektadministrator er på fuld tid. Vi vil gerne, at du starter den 1. maj 2026 eller hurtigst muligt herefter. Arbejdsstedet er i Aalborg.

Vi leder efter en kollega med høj administrativ faglighed som vil kunne indgå som administrativ tovholder og sparringspartner for de videnskabelige projektledere på forskningsprojekter.

De primære opgaver er, sammen med vores forskere at sikre en professionel håndtering af institutternes eksternt finansierede projekter. Vi har særligt fokus på at videreudvikle støtten til forskere med en projektportefølje af flere og større forskningsprojekter typisk med finansiering fra EU eller større danske fonde.

Stillingsindholdet udvikles løbende og vi fordeler opgaverne mellem teamets medlemmer efter kompetencer og interesser.

Opgaverne er

• Tovholder på ansøgninger og bevillinger, herunder fokus på regler, rammer og deadlines på de forskellige projekter og bevillinger - EU, statslige og private forskningsfonde
• Administrative projektledelsesopgaver, herunder bindeled til bevillingsgiver og konsortium, økonomisk afrapportering, organisering af konsortiemøder samt evt. deltagelse i disse
• Udvikle og implementere processer og værktøjer for projektledelse, herunder håndtering af forskningsdata
• Kvalitetssikring af ansøgninger og udarbejdelse af budgetter 
• Sparring med videnskabelig projektleder vedrørende fx strategi, fremtidige fundingmuligheder og projektplaner
• Netværksaktiviteter, såvel internt på AAU som i eksterne fora
• Administrative opgaver i tilknytning til projekter såsom timeregistrering, rejser, indkøb, indrapportering af økonomiske nøgletal etc.
• Kontakt til og administrativ supervision af f.eks. virksomhedspartnere i forskningsprojekter
• Deltagelse i økonomiske og administrative opgaver såsom udarbejdelse af ledelsesinformation, tværgående rapporterings- og styringsopgaver osv. med udgangspunkt i organisationens behov

Der vil således være tæt samarbejde med både forskere og administrative kolleger samt bevillingsgivere og virksomhedspartnere i ind- og udland.

Vores ønsker til kvalifikationer

Vi søger proaktive, imødekommende og udadvendte kolleger, der både kan håndtere de store overordnede linjer og samtidig evner at fokusere på detaljen. Derudover er det væsentligt at kunne trives i et foranderligt miljø, hvor opgaver og samarbejdspartnere udvikles over tid.  

Vi søger derfor kollega som:

• Har en relevant akademisk uddannelse
• Arbejder struktureret, er samarbejdsorienteret, selvstændig, og initiativrig
• Har erfaring med administrativ projektledelse
• Har kendskab til universitetssektoren og til bevillinger til forskningsprojekter
• Har indgående kendskab til budgetopfølgning og økonomistyring, herunder erfaring med Excel på superbrugerniveau
• Kan agere som sparringpartner for forskere, kolleger og samarbejdspartnere (internt som eksternt)
• Har stærke kvalifikationer inden for mundtlig og skriftlig formidling på såvel dansk som engelsk og føler sig tryg ved at præsentere i større forsamlinger
• Trives med et til tider hektisk og meget varieret job med skarpe deadlines.

Om os
Aalborg Universitet bidrager til det globale samfunds videnopbygning og til udvikling af det danske samfunds velstand, velfærd og kultur. Det sker gennem forskning, forskningsbaseret uddannelse, myndighedsbetjening og vidensamarbejde. AAU uddanner studerende til fremtiden og baserer aktiviteter på et dynamisk og forandringsskabende samarbejde med det omgivende samfund. Læs mere om AAU på www.aau.dk.

Fællessekretariatet består af 25 dygtige kolleger, der sammen varetager administrative opgaver i tilknytning til forskning, uddannelse og institutdrift.

Vi har en meget tæt samarbejdsflade til vores videnskabelige kolleger. Vi arbejder i teams, hvor vores kompetencer komplimenterer hinanden og hvor vi løfter i flok, selv om vi hver især har vores egne opgaver og områder.

Vi lægger vægt på forståelse for forskellighed i arbejdsmæssige prioriteringer og ambitioner. Vi prioriterer smidig og effektiv administration, hvilket kræver fleksibilitet og ansvarlighed. Vi ved, at vi alle har et ansvar for at have et godt arbejdsmiljø og vi værdsætter godt kollegaskab og den dynamik, vores forskelligheder medfører.

Vi tilbyder
Som medarbejder på AAU er arbejdsdagene fyldt med spændende og udfordrende opgaver af meget forskellig karakter. Vi er helt tæt på den nyeste forskning og møder Danmarks universitets- og forskningspolitik i praksis.

Vi er en del af et internationalt miljø, hvor mange af de videnskabelige medarbejdere kommer fra udlandet, og hvor engelsk derfor bruges naturligt i mange sammenhænge.

Som universitet ønsker vi at tiltrække de bedste faglige kompetencer. Der er gode muligheder for at skabe karriere og resultater. Vi bestræber os på at være dygtige og omsorgsfulde kolleger, samt have et godt arbejdsmiljø, hvor der er mulighed for sparring og udvikling.

Ansøgning 
Din ansøgning skal indeholde følgende:  

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen 
• CV 
• Eksamensbevis 
• Evt. relevante bilag 

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her. 

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside. 

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?  
Hvis du har spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte os. Du finder kontaktpersoner nederst i opslaget.  

Samtaler forventes afholdt mandag den 23. marts og en evt. anden samtale onsdag den 25. marts.

Øvrige informationer 
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her. 

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet. 

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er enten i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK) eller i henhold til overenskomst for akademikere i staten med indplacering som AC-fuldmægtig. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer. 

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.