Sekretariatschef til Institut for Energi (AAU Energy) på Aalborg Universitet

Til Institut for Energi (AAU Energy) på Aalborg Universitet søger vi en sekretariatschef til ansættelse 1. april 2026 eller snarest derefter.

Jobbeskrivelse
Som sekretariatschef får du ledelsesansvar for ca. 35 medarbejdere. Du refererer til institutlederen og vil indgå i instituttets samlede ledelse. Du skal kunne agere og navigere gnidningsløst med en strategisk og praktisk funderet tilgang til administrative opgaver og løsninger. Du er ansvarlig og dermed omdrejningspunkt for instituttets drift, og skal kunne agere i en stor og kompleks organisation, hvor kerneopgaverne er forskning, undervisning og innovation. 

Instituttet har et velfungerende sekretariat, som understøtter instituttets øvrige medarbejdere i at udføre forskning og undervisning på højt internationalt niveau. Din ledelsesopgave bliver at sikre integreret, effektiv og smidig administrativ understøttelse af alle med tilknytning til instituttet, samt at sikre et godt arbejdsmiljø i sekretariatet. Du er derfor en god personaleleder, der sikrer arbejdsglæde og trivsel. Du er også en strategisk funderet støtte for institutlederen og den øvrige ledelse med teoretisk og praktisk indsigt i uddannelses- og forskningspolitiske og administrative kontekster.

Jobbet er forankret i instituttets strategiske fokusområder og AAU’s Viden for Verden-strategi om det missionsdrevne universitet, og din indsats vil fokusere på at sikre stærk administrativ understøttelse af vores strategiske arbejde. 
Dit arbejdssted bliver på instituttets hovedcampus i Aalborg Øst med jævnlig tilstedeværelse i instituttets afdeling i Esbjerg. Instituttet har ca. 550 studerende og ca. 250 ansatte i alt i Aalborg og Esbjerg, og hører under Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet (ENGINEERING).

Energi som institut
På AAU Energy arbejder vi bredt og interdisciplinært med at bringe den nyeste forskning i spil til løsning af store samfundsudfordringer inden for bæredygtighed. Vores fokus er på fremtidens bæredygtige energisystemer – elektrisk, termisk, kemisk og mekatronisk. Energi som sektor står over for en periode, hvor der er meget stor efterspørgsel på vores løsninger. Behovet for et førende institut som AAU Energy har aldrig været større. Vi producerer og formidler viden på højeste internationale niveau, og vi ser os selv som en attraktiv strategisk partner for både private og offentlige forskningsmiljøer, og eksterne aktører nationalt såvel som internationalt. Vores grundforskning går hånd i hånd med anvendt forskning, og forskningen foregår ofte i tæt samarbejde med virksomheder i både den offentlige og private sektor.
AAU Energy forskning og innovation står stærkt i Danmark og i særdeleshed internationalt. Denne position vil vi gerne styrke og udbygge. Vi er en international organisation med medarbejdere fra mange forskellige lande.

Vores forventninger til dig
Vi leder efter en sekretariatschef, der kan lede vertikalt og horisontalt samt navigere strategisk baseret på de forventninger der formuleres af institutlederen, ledergruppen på instituttet, fakultetets dekanat, medarbejderne og øvrige interessenter.

Først og fremmest er du en dygtig og erfaren leder, der motiveres af at udvikle andre mennesker og forstår at finde den bedst mulige balance mellem drift og udvikling. Der stilles mange krav til sekretariatschefen, men du er bakket op af et stærkt sekretariat med engagerede medarbejdere.

Vi forventer derfor, at du:

• Har sans for mennesker og kompetencer, og kan skabe et godt, tillidsbaseret og motiverende arbejdsmiljø.
• Har flere års ledelseserfaring – gerne fra en lignende stilling, hvor ledelse af ledere, ledelsesstøtte og økonomisk styring har været en del af stillingen.
• Har lyst til at være i det strategiske rum, hvor de forskellige muligheder for AAU Energy diskuteres.
• Kan handle og agere selvstændig på vegne af AAU Energys interesser.
• Kan lede på tværs af flere lokationer og fagligheder.
• Har et strategisk og helhedsorienteret blik på økonomi, drift og administrative funktioner, og sikrer samtidig, at detaljerne er med, så der bliver eksekveret og fulgt op på beslutninger.
• Har fokus på god service til interessenterne og kan binde sekretariatet og resten af instituttet sammen med universitetets øvrige administration.
• Har - optimalt set - indsigt i samspillet mellem forskning, videregående uddannelser og det omgivende samfund.

Ledelse af og i forandringer
Ud over de mange ønsker, vi har til vores kommende sekretariatschef, håber vi også at du kan lede sekretariatet godt gennem de forandringer, som kommer på flere dele af det administrative område på Aalborg Universitet. Flere analyser – både interne og politisk igangsatte – er ved at blive lavet på det administrative område. Det kommer til at betyde forandringer, som vi endnu ikke kender indholdet af. Dog lægges der op til at de administrative processer skal strømlines mere, teknologien skal udnyttes og der, hvor det er muligt, skal der effektiviseres. Sekretariatschefen vil få en betydelig rolle i at oversætte og bidrage til forandringerne over de kommende år. Primært ved at skabe mening gennem involvering og tydelig kommunikation.

Vi tilbyder
Et attraktivt, udviklende og alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling, der har en bred intern kontaktflade på institut-, fakultets- og universitetsniveau samt eksternt på sektor- og interessentniveau.

Stillingen giver dig gode muligheder for faglig og personlig udvikling samt for at føre dine tanker om god ledelse ud i livet. Du får en fleksibel ramme, som du kan præge med dine ideer og kreativitet. Du vil komme til at arbejde med engagerede og fagligt dygtige kolleger, hvor der er stor vægt på trivsel og gode personlige relationer, og ikke mindst en spændende arbejdsplads med kort afstand mellem beslutning og effektuering.

Ansøgning 
Din ansøgning skal indeholde følgende:  

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen 
• CV 
• Eksamensbevis 
• Evt. relevante bilag 

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her. 

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside. 

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?  
Vi håber, at stillingen har vakt din interesse og står naturligvis til rådighed for spørgsmål og med yderligere information. Du er meget velkommen til at henvende dig til institutleder Lars Storm Pedersen (mobil 25276640 eller via e-mail lsped@energy.aau.dk) eller Jan Thomsen fra MUUSMANN (mobil 40407719).   

Ansøgningsfrist er den 26. januar 2026. Første samtalerunde afholdes mandag d. 2. februar og anden samtalerunde fredag d. 6. februar. Imellem første og anden samtalerunde anvendes personlighedstest og evt. case.

Øvrige informationer 
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her. 

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet. 

Løn- og ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning iht. overenskomst for akademikere i staten med indplacering som chefkonsulent med personaleledelse eller organisationsaftalen for kontorfunktionærer. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.