Studieadministrativ medarbejder til Institut for Elektroniske Systemer i Aalborg

Er du stærk i planlægning, og trives du i et internationalt miljø tæt på uddannelser, studerende og undervisere? Som studieadministrativ medarbejder på Institut for Elektroniske Systemer får du en varig fuldtidsstilling på 37 timer om ugen, hvor du spiller en nøglerolle i den daglige studieadministrative drift. Tiltrædelse er 1. april 2026 eller snarest derefter.

Dine arbejdsopgaver
I stillingen får du en central rolle i den studieadministrative drift på Institut for Elektroniske Systemer, hvor du bliver en vigtig sparringspartner for både studerende og undervisere. 
En væsentlig del af din opgaveportefølje bliver planlægning af undervisning og eksamener. Det omfatter skemalægning, lokaleplanlægning og den løbende koordinering med undervisere og censorer, så tidsplaner og praktiske forhold hænger godt sammen. Du får desuden ansvar for at vedligeholde semestersiderne, så informationer om undervisning, eksamener og aktiviteter er opdaterede og let tilgængelige for både studerende og undervisere gennem hele semesteret.

Din hverdag vil i høj grad være præget af dialog og kontakt med studerende, undervisere og øvrige samarbejdspartnere, hvor du yder professionel og imødekommende support både skriftligt og mundtligt. Derudover vil du løse forskellige ad hoc-opgaver, for eksempel i forbindelse med planlægning og afvikling af arrangementer og events for de studerende, og du vil indgå i et tæt samarbejde med dine kolleger om at sikre en stabil og velkoordineret studieadministration på instituttet.

Dine kompetencer
Vi søger en kollega med en relevant kontorfaglig uddannelse, gerne kombineret med erfaring fra studieadministration eller lignende administrative funktioner. Du er tryg ved at arbejde i digitale systemer og har lyst til at bruge dem aktivt i din hverdag. Vi anvender blandt andet STADS, Digital Eksamen, Workzone, Moodle og Office-pakken, og derfor er det en fordel, hvis du har en naturlig interesse for data, struktur og systemunderstøttelse. Måske holder du særligt af at arbejde med regneark, når der skal skabes overblik og kvalitet i planlægning og opfølgning. Det er desuden vigtigt, at du både taler og skriver dansk og engelsk flydende. 

Som person er du serviceminded og imødekommende og formår at skabe gode og tillidsfulde relationer til både studerende og kolleger. Du arbejder struktureret og har øje for detaljen, samtidig med at du kan bevare overblikket, når flere deadlines falder tæt på hinanden. Du trives med selvstændige opgaver, hvor du tager ansvar for at følge dine opgaver til dørs, men du sætter også pris på at indgå i et team, hvor man deler viden, hjælper hinanden og løser opgaverne i fællesskab. Din tilgang er præget af ordentlighed, nysgerrighed og lyst til at bidrage til, at studieadministrationen hele tiden bliver en smule bedre, til gavn for både studerende og kolleger.

Hvem er vi?
På Institut for Elektroniske Systemer bliver du en del af et stærkt fagligt og socialt fællesskab, hvor samarbejde og trivsel er i fokus. Du får kolleger, der lægger vægt på at støtte hinanden i hverdagen, og som ser studieadministrationen som en vigtig del af fundamentet for gode uddannelser og et velfungerende studiemiljø. Hverdagen er præget af en åben og hjælpsom kultur, hvor man deler viden og finder løsninger sammen, når nye opgaver eller udfordringer opstår.

I studieteamet er vi elleve kolleger, syv i Aalborg og fire i København. Teamet ledes af en teamleder og betjener cirka 800 danske og internationale studerende på bachelor- og kandidatniveau. Instituttet har omkring 250 medarbejdere, hvoraf de 30 er administrative kolleger. 

Vi har fokus på fleksibilitet og balance mellem arbejde og privatliv. Du får mulighed for hjemmearbejde efter aftale og en fleksibel hverdag, hvor opgaver og arbejdsmønstre tilrettelægges, så de både tager hensyn til driften og til dine behov. Vi er en arbejdsplads i udvikling, hvor dine idéer og initiativer bliver lyttet til og værdsat. Som en del af Aalborg Universitet indgår du desuden i et større administrativt fællesskab, hvor der over tid er gode muligheder for faglig og personlig udvikling gennem sparring, samarbejde på tværs og relevante kurser.

Ansøgning 
Din ansøgning skal indeholde følgende:  

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen 
• CV 
• Eksamensbevis 
• Evt. relevante bilag 

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her. 

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside. 

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?  
Hvis du har spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte teamleder Mette Billeskov,  tlf. 9940 8714, e-mail: mbi@es.aau.dk.

Vi forventer at afholde samtaler i uge 12 eller 13.

Øvrige informationer 
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her. 

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet. 

Løn- og ansættelsesvilkår  
Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK). Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer. 

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.